5 astuces pour saisir plus rapidement vos documents

janeb13 / Pixabay

Dans la vie, j’essaye d’être organisé. Aujourd’hui, je voudrais donc partager avec vous un petit article qui servira à plus d’un(e), surtout ceux et celles qui débutent, puisque je vous livre quelques conseils et une méthode pour remplir l’une de vos tâches principales: la saisie.

Saisir un document, c’est plus que le « taper » sur un clavier. C’est une tâche relativement rébarbative, mais qui peut être expédiée rapidement pour se concentrer sur des choses plus … intéressantes.

La bonne position.

Vous le savez sûrement, le travail sur écran peut avoir une incidence sur la santé (des experts vous en parleront mieux que moi à cette adresse http://www.inrs.fr/accueil/situations-travail/bureau/travail-ecran.html) . Ainsi, il faut veiller à avoir une bonne position.

Utiliser un porte-copie

Evitez d’avoir à baisser la tête sans arrêt. Le porte-copie est un outil terriblement pratique et efficace . Je n’y croyais pas, et je ne peux désormais plus m’en passer.

Ne cherchez pas à déchiffrer les brouillons de votre boss

Les brouillons de nos brillants cadres, ingénieurs et autres spécimens de la même espèce se ressemblent souvent: le début est bien écrit, compréhensible, et la fin crie pour eux « ras-le-bol d’écrire ! ». Donc si, comme moi, vous ne savez pas déchiffrer les hiéroglyphes cette astuce vous sera d’un grand secours. Saisissez d’abord tout ce que vous comprenez (ou arrivez à déchiffrer). Sur le brouillon, surlignez en fluo les mots (ou phrases !) que vous n’arrivez pas à lire. Surlignez d’une autre couleur les phrases, mots ou expressions sur lesquels vous avez un doute au niveau de la grammaire ou de l’orthographe. Sur votre document informatique (Word par exemple), remplacez les parties surlignées par « xxx » . Si le texte fait plusieurs page, vous n’aurez qu’à utiliser la fonction « Recherche » du logiciel pour retrouver rapidement tous les « xxx’.

N’oubliez pas de faire une légende des couleurs sur le brouillon pour que votre boss ne soit pas perdu.

Ne soyez pas un robot, comprenez ce que vous écrivez

Ce conseil s’applique en général de lui-même avec le temps. Chaque catégorie de métier à son propre vocabulaire, je ne vous apprend rien. Il est donc essentiel de connaitre son environnement : vocabulaire technique courant, installations, sous-traitants, etc …

Devancez les corrections

Pour les noms propres connus ou les expressions en langue étrangère (pour les termes techniques par exemple), faites appel à Google . Si votre boss s’attend à une faute sur de tels mot, il sera épaté ! On appel ça avoir un esprit d’initiative.

 Ayez des modèles

Que ce soit pour les mails ou les courriers, n’hésitez pas à avoir des modèles ( trames ) déjà prêtes. Cela vous évitera d’avoir à refaire la mise en page à chaque fois.

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